מדיניות הפרטיות של oToK
עדכון אחרון: יולי 2026
מדיניות זו מסבירה איזה מידע נאסף בעת השימוש בפלטפורמת oToK — אפליקציית הווב בכתובת app.otok.io, אפליקציות oToK לנייד ל-iOS ול-Android, והאתר השיווקי otok.io — כיצד המידע נשמר ומעובד, ומהן זכויותיכם. oToK מופעלת על ידי סינרגיה הדרכות בע"מ, חברה ישראלית, ח.פ. 515780724 ("oToK", "אנחנו"). השימוש בשירות מהווה הסכמה למדיניות זו.
1. שני התפקידים שלנו
oToK היא פלטפורמת תקשורת עסקית. אנו מטפלים במידע אישי בשני תפקידים נפרדים: • כבעלי שליטה במידע (Controller) — ביחס למידע עליכם כלקוחות שלנו או כמבקרים באתר: חשבון המשתמש, פרטי חיוב, פניות תמיכה והשתתפות בתוכנית השותפים. • כמעבדי מידע (Processor) — ביחס לתכנים שלקוחותינו מנהלים בסביבות העבודה שלהם: רשימות אנשי קשר, שיחות, נמעני קמפיינים ורשומות דומות. לגבי תכנים אלה, העסק המפעיל את סביבת העבודה הוא בעל השליטה במידע והוא שקובע מדוע וכיצד המידע מעובד; אנו מעבדים אותו עבורו ולפי הנחיותיו. אם אתם לקוחות, מנויים או אנשי קשר של עסק שמשתמש ב-oToK — אותו עסק אחראי למידע שהוא מחזיק עליכם. בקשות בנוגע למידע זה (עיון, תיקון, מחיקה או הסרה מרשימת תפוצה) יש להפנות לאותו עסק; אנו מסייעים לו במימושן. כל אימייל שיווקי שנשלח דרך oToK כולל קישור הסרה, ובחירות ההסכמה נשמרות לכל ערוץ בנפרד.
2. המידע שאנו אוספים
פרטי חשבון ופרופיל. שם, כתובת אימייל, סיסמה (נשמרת כגיבוב עם מלח — לעולם לא כטקסט גלוי), תמונת פרופיל, מספר טלפון אם נמסר, הגדרות אימות דו-שלבי, מפתחות גישה (Passkeys), מכשירים מהימנים, חיבורים פעילים והעדפות התראות. תכני סביבת עבודה (מעובדים עבור לקוחותינו). אנשי קשר ומאפייניהם (שמות, מספרי טלפון, כתובות אימייל, תגיות, שדות מותאמים ורשומות הסכמה), שיחות והודעות — כולל קבצי מדיה — בערוצים המחוברים (WhatsApp דרך Cloud API של Meta, אימייל, ווידג'ט אתר), קמפיינים ויומני שליחה, ניוזלטרים, רשומות מכירה כגון עסקאות, הזמנות, הצעות מחיר ורשומות תשלומים שהעסק גובה מלקוחותיו, וכן נתוני לקוחות והזמנות המסונכרנים מתוך חנות מקוונת שהעסק חיבר, הרשמות לאירועים, פגישות ותיאומים, ויומני שיחות והקלטות שיחה כאשר מחוברת אינטגרציית טלפוניה, שליחות טפסים ודפי נחיתה, ואירועי פעילות באתר שנאספים על ידי פיקסל המעקב של הלקוח באתר שלו. כאשר עסק גובה תשלומים מלקוחותיו דרך oToK, פרטי כרטיס האשראי של המשלם מוזנים ישירות בעמוד התשלום המאובטח של ספק הסליקה שהעסק חיבר ולעולם אינם מגיעים לשרתינו; אנו שומרים רק רשומות חיוב, ובהסכמת המשלם — אסימון חיוב (Token) מוצפן ופרטי כרטיס שאינם רגישים (מותג הכרטיס, ארבע הספרות האחרונות ותוקפו). פרטי חיוב. פרטי כרטיס האשראי מוזנים ישירות בטופס המאובטח של ספק הסליקה ולעולם אינם מגיעים לשרתינו או נשמרים בהם — אנו מחזיקים רק אסימון (Token) לחיוב, היסטוריית עסקאות והפניות לחשבוניות. מידע טכני ונתוני שימוש. יומני שרת, כתובות IP (לצורכי אבטחה והגבלת קצב), דוחות שגיאה ומוני שימוש מצטברים המשמשים למגבלות תוכנית ולשיפור המוצר. מידע מאפליקציות הנייד. אסימוני התראות Push של המכשיר, סוג הפלטפורמה, פרטי הגרסה ומזהה מכשיר אקראי (נשלחים בעת בדיקת עדכונים), ואסימוני התחברות הנשמרים במחסן המאובטח של מערכת ההפעלה. אפליקציות הנייד אינן כוללות רכיבי פרסום או אנליטיקה של צד שלישי, ואינן ניגשות לאנשי הקשר במכשיר, למיקום או לקבצים — מעבר למה שבחרתם לצרף באופן יזום. נתונים מאינטגרציות Google. אם חיברתם חשבון Google (Google Analytics, Google Ads או Google Calendar), אנו ניגשים לנתונים ומטפלים בהם כמתואר בסעיף 6 ("נתוני משתמש של Google"). תוכנית שותפים. אם הצטרפתם לתוכנית השותפים: קוד ההפניה, רשומות הפניות ועמלות, ופרטי חשבון בנק לתשלומים (נשמרים מוצפנים; הגישה אליהם מוגבלת לעובדים מורשים לצורך טיפול בתשלומים, וכל צפייה נרשמת ביומן הביקורת).
3. השימוש במידע
המידע משמש להפעלת השירות ואבטחתו; לאימות משתמשים; למסירת הודעות, אימיילים והתראות שלקוחותינו שולחים; לעיבוד תשלומים וניהול מנויים; למתן תמיכה; לאכיפת מגבלות שליחה וכללים נגד שימוש לרעה (כולל רשימות חסימה והשתקה); לעמידה בחובות חוקיות; ולשיפור המוצר. איננו מוכרים מידע אישי, ואיננו משתמשים בתכני סביבות עבודה לצורכי פרסום.
4. יכולות AI
חלק מהיכולות משתמשות במודלי AI ליצירת תוכן (למשל טיוטות אימייל, הצעות לאוטומציות ותקצירי נתונים). כאשר סביבת עבודה משתמשת ביכולות אלה, תוכן רלוונטי נשלח לספק ה-AI המוגדר — Anthropic, OpenAI או Google ליצירת טקסט, ו-Higgsfield ליצירת תמונות — דרך חשבון הפלטפורמה שלנו או דרך מפתחות API שהלקוח חיבר. בקשות אלה כפופות לתנאי השימוש במידע של ה-API של כל ספק; לפי תנאים אלה, תוכן המועבר דרך גישת ה-API שבה אנו משתמשים אינו משמש לאימון המודלים של הספקים. כאשר לקוח מחבר מפתח API משלו, חל ההסכם של הלקוח מול אותו ספק, וייתכן שמסלולי API חינמיים מסוימים מתירים לספק להשתמש בתוכן לשיפור שירותיו. יכולות ה-AI הן רשות בלבד וניתן שלא להשתמש בהן.
5. שיתוף מידע וספקי משנה
אנו משתפים מידע רק עם ספקי שירות הנדרשים להפעלת הפלטפורמה, בהיקף המינימלי הנדרש ובכפוף להתחייבויות סודיות: • Meta Platforms — מסירת הודעות דרך WhatsApp Business Cloud API • Amazon Web Services (SES) או ספק ה-SMTP המוגדר — מסירת אימיילים • Sumit (סאמיט) — סליקה והפקת חשבוניות (ישראל) • Google Firebase — מסירת התראות Push לנייד • Sentry — ניטור שגיאות • Cloudflare — רשת תוכן ואבטחת תעבורה • ZeroBounce — אימות כתובות אימייל, כאשר לקוח משתמש באימות רשימות • Dropcontact — העשרת נתוני אנשי קשר, כאשר לקוח משתמש ביכולת ההעשרה • Mapbox — הצגת תצוגות מפה להודעות מיקום • Gravatar (Automattic) — תמונות פרופיל ברירת מחדל (גיבוב של כתובת האימייל משמש לאיתור תמונה) • ספקי AI (Anthropic, OpenAI, Google, Higgsfield) — רק בעת שימוש ביכולות AI (ראו סעיף 4) • ספקי אחסון ותשתית שעליהם פועל השירות בנוסף, לקוחות רשאים לחבר אינטגרציות של צד שלישי לסביבת העבודה שלהם (למשל Zoom, Salesforce, ActiveTrail, Hunter, פלטפורמות מסחר מקוון כגון Shopify, Wix ו-WooCommerce, ספקי סליקה כגון Sumit ו-Cardcom, ספקי טלפוניה, Meta Conversions API או Google Analytics). מידע זורם לשירותים אלה או מהם רק כאשר הלקוח חיבר אותם, לפי הגדרות הלקוח ותנאי הצד השלישי. אופן הטיפול של oToK עצמה בנתונים מאינטגרציות Google (Analytics, Ads ו-Calendar) מתואר בסעיף 6. ייתכן שנגלה מידע כאשר הדבר נדרש על פי דין, לשם הגנה על זכויותינו או על בטיחות המשתמשים, או במסגרת עסקה תאגידית (ובמקרה זה מדיניות זו תמשיך לחול על המידע המועבר). ההסתייעות שלנו בספקי משנה בעת עיבוד מידע בשם לקוחותינו — לרבות הודעה מוקדמת לפני הוספה או החלפה מהותית של ספק משנה וזכות הלקוח להתנגד — מוסדרת בהסכם עיבוד הנתונים (DPA) שלנו, הזמין בכתובת otok.io/dpa והנכלל בתנאי השימוש על דרך ההפניה.
6. נתוני משתמש של Google
oToK מציעה אינטגרציות רשות עם חשבון Google, המחוברות רק באישורכם המפורש דרך מסך ההסכמה של Google (OAuth). קיימים שני חיבורים נפרדים — חיבור נתוני שיווק (Google Analytics ו-Google Ads), הנשמר ברמת סביבת העבודה, וחיבור יומן לתיאום פגישות (Google Calendar), הנשמר ברמת המשתמש המחובר — וכל אחד מהם מבקש רק את ההרשאות הדרושות לו. בשני החיבורים, כתובת האימייל של חשבון Google משמשת אך ורק להצגת החשבון המחובר. oToK אינה ניגשת ל-Gmail או ל-Google Drive, ואינה מציעה התחברות לשירות באמצעות חשבון Google. נתוני שיווק (Google Analytics ו-Google Ads): • Google Analytics (GA4) — ייבוא יומי, בקריאה בלבד, של נתוני דוחות מצטברים (כניסות, משתמשים, אירועי מפתח והכנסות, בחלוקה לפי תאריך, מקור, מדיום וקמפיין), המזין את דוחות הייחוס (Attribution) בתוך המוצר. מידע ברמת המשתמש הבודד מ-Analytics אינו נשמר אצלנו. • Google Ads — קריאה של רשימת חשבונות Google Ads הנגישים לכם ושל נתונים יומיים על ביצועי קמפיינים (עלות, חשיפות, קליקים, המרות וערך המרות), לצורך דוחות ייחוס והחזר השקעה. • ייצוא המרות ל-Google Ads — הרשאה נפרדת המתבקשת רק אם בחרתם להפעיל יכולת זו במפורש; היא כבויה כברירת מחדל. כאשר היא מופעלת, oToK מעלה אל חשבון Google Ads של העסק עצמו, לפי הוראתו, אירועי המרה של אנשי קשר שביצעו המרה. מזהי אימייל וטלפון עוברים גיבוב SHA-256 בעת השליחה, בהתאם לכללי Google; המזהים — הגולמיים והמגובבים — אינם נשמרים על ידי מנגנון הייצוא, הרושם סטטוס שליחה בלבד, ללא פרטים מזהים. מיוצאים אך ורק אנשי קשר העומדים בבדיקות ההסכמה של סביבת העבודה (רשומים לדיוור, אינם חסומים ואינם מצויים ברשימת חסימה). יומן פגישות (Google Calendar): • קריאה — רשימת היומנים שלכם (כדי לבחור אילו יומנים קובעים זמינות ולאיזה יומן ייכנסו הפגישות) וזמני פנוי/תפוס בלבד: מרווחי "תפוס" הכוללים שעת התחלה ושעת סיום בלבד, הנשמרים בזיכרון זמני למשך כשתי דקות ולעולם אינם נכתבים למסד הנתונים שלנו. כותרות, משתתפים ותכנים של שאר האירועים ביומנכם לעולם אינם נקראים על ידי oToK ואינם נשמרים בה. • כתיבה — יצירה, עדכון וביטול של אירועי יומן עבור פגישות שנקבעו דרך oToK בלבד. אחסון ואבטחה. אסימוני הגישה והרענון של Google נשמרים מוצפנים במנוחה (AES-256-GCM) וכפופים לבקרות הגישה המתוארות בסעיף "אבטחת מידע". לצד האסימונים נשמרים רק פרטי חיבור בסיסיים: כתובת האימייל של החשבון המחובר, ומזהה נכס ה-GA4 או חשבון ה-Ads שנבחר, או מזהי היומנים שבחרתם (יומני הזמינות ויומן היעד). ניתוק ומחיקה. ניתן לנתק כל חיבור בכל עת מתוך הגדרות oToK; בעת ניתוק אנו מוחקים את האסימונים השמורים ואת רשומת החיבור, ובחיבור נתוני השיווק אנו אף פונים ל-Google לביטול האסימונים (כמיטב יכולתנו). נתוני ה-GA4 וה-Ads המצטברים שכבר יובאו נשמרים כהיסטוריית הייחוס של סביבת העבודה — הם נמחקים עם מחיקת סביבת העבודה או לפי בקשה. אירועי יומן שנוצרו עבור פגישות שנקבעו בפועל נותרים ביומנכם. בנוסף, ניתן לבטל את גישת oToK בכל עת ישירות מחשבון Google, בכתובת https://myaccount.google.com/permissions מגבלות שימוש. איננו מעבירים נתוני משתמש של Google לצדדים שלישיים, למעט ככל הנדרש לאספקת היכולות המתוארות לעיל או לשיפורן, בהסכמתכם המפורשת, לצורכי אבטחה וחקירת שימוש לרעה, או לשם עמידה בדין החל — ולעולם איננו מוכרים אותם. איננו משתמשים בנתוני משתמש של Google לפרסום מטעמנו, לרבות מיקוד פרסומות או התאמתן האישית (ייצוא ההמרות — המופעל רק בבחירה מפורשת — שולח מזהים מגובבים אל חשבון Google Ads של העסק עצמו ולפי הוראתו; זוהי היכולת המתוארת לעיל). איש מטעמנו אינו קורא נתוני משתמש של Google, למעט בהסכמתכם המפורשת, לצורכי אבטחה וחקירת שימוש לרעה, או כנדרש על פי דין. איננו משתמשים בנתוני משתמש של Google לפיתוח, לשיפור או לאימון של מודלים מוכללים של AI או של למידת מכונה. השימוש של oToK במידע המתקבל מממשקי ה-API של Google, והעברתו לכל אפליקציה אחרת, ייעשו בהתאם למדיניות Google API Services User Data Policy, לרבות דרישות ה-Limited Use. נוסח המדיניות המלא: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy
7. אפליקציות הנייד
אפליקציות ה-iOS וה-Android נלוות לפלטפורמת הווב ומוסיפות רק את מה שמכשיר נייד מצריך: • התראות — באישורכם, נשמור אסימון Push של המכשיר לצורך מסירת התראות מסביבת העבודה. ביטול הרשאת ההתראות או התנתקות מפסיקים זאת. • מצלמה, ספריית תמונות ומיקרופון — בשימוש רק כאשר אתם מצרפים באופן יזום תמונה, קובץ או הודעה קולית לשיחה. האפליקציה לעולם אינה סורקת את הספרייה ואינה מקליטה ברקע. • אחסון מאובטח — אסימון ההתחברות נשמר במחסן המפתחות (Keychain/Keystore) של מערכת ההפעלה. • בדיקות עדכון — האפליקציה בודקת מעת לעת מול שרתינו אם קיימת גרסה חדשה של החבילה הפנימית, ושולחת רק פרטים טכניים של הבדיקה: סוג הפלטפורמה, פרטי גרסת האפליקציה ומערכת ההפעלה, ומזהה מכשיר אקראי (שנוצר על ידי רכיב העדכון ואינו מקושר לחשבונכם) המשמש להפצת עדכונים מדורגת. מידע זה אינו נשמר. • ללא מעקב — האפליקציות אינן כוללות פרסומות, מזהי פרסום או מעקב חוצה-אפליקציות.
8. עוגיות ואחסון מקומי
הפלטפורמה משתמשת בעוגיות ובאחסון דפדפן חיוניים בלבד: אסימוני אימות, עוגיית חיבור מסוג HttpOnly והעדפות ממשק (כגון שפה ומצב סרגל הצד). האתר השיווקי משתמש בעוגיות חיוניות בלבד; ככל שיתווספו כלי אנליטיקה, המדיניות תעודכן בהתאם.
9. מעקב המתבצע עבור לקוחותינו
חלק מיכולות oToK אוספות מידע על קהלים של לקוחותינו בשמם: מעקב פתיחות והקלקות באימייל, שליחות טפסים בדפי נחיתה, ופיקסל מעקב שהלקוח רשאי להתקין באתר שלו. מידע זה שייך לסביבת העבודה של הלקוח וכפוף לנוהלי הפרטיות של הלקוח עצמו. אם לדעתכם עסק עוקב אחריכם דרך oToK באופן בלתי הולם, יש לפנות לאותו עסק או לכתוב לנו לכתובת [email protected] — ונסייע.
10. שמירת מידע ומחיקתו
• מידע על חשבון נשמר כל עוד החשבון פעיל, ונמחק לאחר סגירתו. • מחיקת סביבת עבודה מסירה לצמיתות את תכניה — אנשי קשר, הודעות, מדיה, קמפיינים ורשומות נלוות. • גיבויים מוצפנים מחוץ לאתר נשמרים במחזור קבוע ומושמדים בסיומו; מידע שנמחק נעלם מהגיבויים עם השלמת המחזור. • רשומות הסרה והשתקה נשמרות במכוון גם לאחר מחיקת מידע אחר — שמירתן היא שמבטיחה שמי שביקש להפסיק לקבל דיוור לא ייווצר עמו קשר שוב. • רשומות תשלומים וחשבוניות נשמרות כנדרש על פי דיני המס והחשבונאות.
11. אבטחת מידע
אנו מיישמים אמצעי הגנה מקובלים בתעשייה: הצפנת TLS בתעבורה, הצפנה במנוחה של סודות ואסימונים רגישים (AES-256-GCM), גיבוב סיסמאות עם מלח, בקרות גישה מבוססות תפקידים, בידוד בין סביבות עבודה, גיבויים מוצפנים, תיעוד ביקורת, ואפשרות לאימות דו-שלבי ולמפתחות גישה בכל חשבון. פרטי כרטיסי אשראי לעולם אינם מגיעים לשרתינו. אין מערכת מאובטחת לחלוטין; מומלץ להשתמש בסיסמאות חזקות וייחודיות ולהפעיל אימות דו-שלבי.
12. העברות בין-לאומיות
ספקי המשנה שלנו עשויים לעבד מידע במדינות שונות ממדינתכם, לרבות ארצות הברית והאיחוד האירופי. ככל שנדרש, אנו מסתמכים על אמצעי הגנה מתאימים, כגון תניות חוזיות סטנדרטיות של הספקים ומנגנונים מקבילים.
13. זכויותיכם
בכפוף לדין החל — לרבות חוק הגנת הפרטיות הישראלי, וה-GDPR האירופי ככל שהוא חל — באפשרותכם לבקש עיון במידע אישי שאנו מחזיקים עליכם כבעלי שליטה, את תיקונו, מחיקתו או קבלת עותק ממנו, וכן להתנגד לעיבודים מסוימים או להגבילם. בעלי סביבת עבודה יכולים לייצא רשומות מרכזיות (אנשי קשר, קמפיינים, עסקאות, הזמנות ותשלומים) מתוך הפלטפורמה. למימוש זכויות אלה יש לפנות לכתובת [email protected]. אם הבקשה נוגעת למידע המוחזק על ידי עסק שמשתמש ב-oToK, נפנה אתכם לאותו עסק ונסייע לו להשיב. עומדת לכם גם זכות להגיש תלונה לרשות הגנת המידע (בישראל — הרשות להגנת הפרטיות).
14. קטינים
oToK היא כלי עסקי ואינה מיועדת לילדים. איננו אוספים ביודעין מידע אישי ממי שגילם מתחת ל-18. אם לדעתכם קטין מסר לנו מידע, יש לפנות אלינו והמידע יימחק.
15. שינויים במדיניות
מדיניות זו עשויה להתעדכן מעת לעת. הודעה על שינוי מהותי תפורסם באתר או תישלח באימייל. תאריך "עדכון אחרון" שלמעלה משקף את הגרסה הנוכחית.
16. יצירת קשר
סינרגיה הדרכות בע"מ (ח.פ. 515780724) אימייל: [email protected]