אירועים ותיאום פגישות
מההרשמה ועד הפולו-אפ — האירוע מנהל את עצמו.
וובינרים, מפגשים ופגישות אחד-על-אחד: רישום משתתפים, תזכורות, מעקב נוכחות ותיאום פגישות — הכול מחובר לאנשי הקשר ולאוטומציות.
יודעים בדיוק מי נרשם — ומי באמת הגיע
יוצרים אירוע, מוסיפים משתתפים ומנהלים הכול מעמוד אחד: הרשמות, סטטוסים ותמונת נוכחות מלאה. כל משתתף הוא איש קשר במאגר — וההיסטוריה נשארת אצל הלקוח.
- רישום משתתפים אחד-אחד או בבת אחת — מסננים לפי תגית או קבוצה ומוסיפים את כולם
- ייבוא משתתפים מקובץ CSV — מעלים או מדביקים שורות, ואותו אשף מונחה שמשמש לייבוא אנשי קשר ממפה עמודות, בודק התאמות מראש ועוקב אחרי ההתקדמות
- סטטוס לכל משתתף: נרשם, השתתף, לא הגיע, רשימת המתנה
- פירוט נוכחות בעמוד האירוע — נרשמים, משתתפים ונעדרים במבט אחד
- ברשימת האירועים, זוג מספרים ברור לכל אירוע — נרשמים פעילים, ובסוגריים כל מי שנרשם אי פעם; באירועי עבר — משתתפים מתוך הנרשמים. תצוגה מתקדמת בטבלה מוסיפה מבטלי הרשמה, רשימת המתנה ושיעורי הגעה, אי-הגעה וביטול הרשמה, וייצוא ה-CSV עוקב אחרי התצוגה
- היסטוריית האירועים של כל לקוח נשמרת בכרטיס איש הקשר
- לתת לאירוע קטגוריה משלו — מתחילים להקליד ו-oToK מציע את הקטגוריות שכבר בשימוש בסביבת העבודה
- חלון קטגוריות לניהול שלהן אחר כך — לראות כמה אירועים יש בכל אחת, לשנות שם, למזג או למחוק, וכל האירועים מתעדכנים בבת אחת
- ייבוא CSV להוספה בלבד או לעדכון נרשמים קיימים, עם בחירה נפרדת בהפעלה חוזרת של אוטומציות; הנוכחות וקישורי Zoom הקיימים נשמרים
- גבייה לפי מוצר האירוע בזמן ההרשמה, לפי בחירה — זמינה מ-Scale ומעלה
תזכורות ופולו-אפ שנשלחים מעצמם
פעילות האירוע מזינה את האוטומציות: מגיבים ברגע שמישהו נרשם, ומתזמנים שליחות סביב האירוע עצמו — לפני שהוא מתחיל ואחרי שהוא נגמר.
- טריגרים על הרשמה, ביטול הרשמה, נוכחות ורשימת המתנה
- טריגר תאריך ושעה: זמן קבוע לפני או אחרי האירוע, ממוקד לסטטוסים שבוחרים — תזכורת לנרשמים, תודה למשתתפים והזדמנות שנייה למי שלא הגיע
- למקד כל טריגר אירוע לאירוע ספציפי אחד, או לכל האירועים שמתאימים למוצר, לקטגוריה, לשם או לאירוע שמור — ואפשר לשלב כמה תנאים יחד
- משתני אירוע ומשתתף בכל הודעה: שם האירוע, תאריך, שעה — ואפילו קישור הצטרפות אישי
- אפשר גם להריץ אוטומציה ידנית מעמוד האירוע — לכל המשתתפים או לנבחרים בלבד
- לשלוח קמפיין ב-WhatsApp, ב-SMS או באימייל למשתתפי אירוע ישר מעמוד האירוע או מרשימת המשתתפים — לכל התואמים או רק לנבחרים, בכל סטטוס נוכחות, עם החרגות לפי אירוע וסטטוס; הקהל נבדק שוב רגע לפני כל שליחה, כך שמי שהסיר הסכמה או נרשם בינתיים לאירוע מוחרג לא יקבל את ההודעה
Zoom לשני הכיוונים — יצירה, סנכרון והרשמה
מחברים את Zoom — והוובינרים מפסיקים להיות עבודה ידנית: יוצרים את הפגישה מתוך oToK, שני הצדדים נשארים מסונכרנים לבד, אנשי קשר נרשמים ישירות לפגישה והנוכחות זורמת חזרה לאירוע.
- יצירת פגישה או וובינר ב-Zoom ישירות מטופס האירוע — עם הרשמה פתוחה כבר מההתחלה ואפשרות לסדרה חוזרת
- עריכות עוברות לשני הכיוונים: משנים שעה ב-oToK או ב-Zoom והצד השני מתעדכן — שעת סיום, אזור זמן, קישורי הצטרפות והרשמה, קוד גישה ותיאור נשמרים על האירוע
- הוספת משתתף רושמת אותו אוטומטית גם ב-Zoom — כולל קישור הצטרפות אישי; ביטול הרשמה מבטל גם את ההרשמה ב-Zoom
- סנכרון נרשמים ומשתתפים מ-Zoom חזרה לאירוע — יודעים מי באמת צפה
- דוח סוף אירוע מגיע אליכם באימייל — רשימות הנרשמים והמשתתפים מצורפות כ-CSV, וכותבים בצ'אט מזוהים כאנשי הקשר שלכם ומסומנים ברשימת הנוכחים
- לייבא את כל אירועי ה-Zoom או רק את מה שבוחרים — להשהות סנכרון לאירוע בודד, לנתק אותו, או לבטל אותו ב-Zoom כשמוחקים אותו
- רענון קישורי Zoom: קישורים קצרים שכבר הופצו ממשיכים לעבוד גם אחרי שינוי קוד גישה — הם מופנים מחדש לכתובת ההצטרפות העדכנית, אוטומטית או בלחיצה, והקישור האישי של כל נרשם נשאר זהה
- בדיקת יעד (Inspect destination): לראות לאן הקישור הקצר של נרשם מפנה כרגע ולהשוות לכתובת ה-Zoom ששמורה ב-oToK — לקריאה בלבד, ועובד גם על קישורים קיימים
- טריגרים על מחזור החיים של Zoom: כשפגישה נקבעת, מתחילה, מסתיימת או מתבטלת
- לתת לפגישה קוד כניסה, חדר המתנה או את שניהם כש-oToK יוצר אותה — פגישה חדשה נפתחת עם קוד כניסה פעיל, וההגדרות נשארות מסונכרנות מול Zoom גם אחר כך
- הקלטה אוטומטית: מתג אחד בטופס האירוע, דלוק כברירת מחדל באירועי Zoom חדשים — בוחרים הקלטה בענן או מקומית פעם אחת בהגדרות Zoom, ו-oToK מוודא מול חשבון המארח שזה אפשרי לפני שהוא יוצר את הפגישה
- הקישור להקלטה בענן והסיסמה שלו נוחתים על האירוע מעצמם ברגע ש-Zoom מסיים לעבד — עם טריגר "הקלטה מוכנה" שישלח אותם אוטומטית
- אזהרת חפיפה: יצירה, עריכה או תזמון של אירוע מקושר ל-Zoom מציגים אירועי Zoom אחרים בסביבת העבודה שחופפים לו, עם שמות ושעות — לידיעה בלבד, אפשר להמשיך ולשמור
- לייבא גם את המפגשים שכבר היו — עד חצי שנה של פגישות ווובינרים קודמים ב-Zoom, עם הנוכחות שנרשמה בהם
- לבחור אם לאפשר כניסה לפני המארח ואילו הודעות הרשמה ואישור Zoom שולח; בוובינרים גם תזכורות שעה, יום או שבוע מראש
פגישות אחד-על-אחד? שולחים קישור — והלקוח בוחר שעה
מגדירים סוגי פגישות וזמינות, וכל סוג פגישה מקבל עמוד הזמנה ציבורי ממותג משלו. הלקוח קובע באזור הזמן שלו; משבצת שנתפסה נעלמת מיד — הזמנה כפולה פשוט בלתי אפשרית.
- סוגי פגישות ולוחות זמינות לכל חבר צוות — כולל מרווחים בין פגישות ומגבלות תזמון
- הלקוח מקבל אישור, כפתורי הוספה ליומן וקישור לניהול עצמי — לשנות או לבטל בלי טלפונים
- כל הזמנה יוצרת או מעדכנת איש קשר — ישר לתוך המאגר
- המיתוג שלכם: לוגו, צבעים, תמונת נושא וטקסט פתיחה
- איסוף הסכמה שיווקית כחלק מההזמנה — אופציונלי, ונרשם עם תיעוד מלא
- גביית מקדמה או מחיר מלא דרך Cardcom או Sumit, עם אפשרות לשמור את המועד עד לתשלום — זמינה מ-Scale ומעלה
תיאום פגישות לצוות — חלוקה הוגנת מעצמה
קישור קביעה אחד, צוות שלם מאחוריו: הלקוח בוחר מועד, ו-oToK בוחרת את המארח — בהוגנות, לפי כללים שמגדירים פעם אחת.
- צוות מארחים לכל סוג פגישה — הזמינות מאוחדת, והלקוחות רואים רק מועדים שמישהו באמת פנוי אליהם
- חלוקה מעגלית משוקללת: קובעים לכל מארח נתח מהפגישות — והחלוקה נשארת הוגנת לאורך החודש
- עדיפות אישית לכל מארח שוברת שוויון — בלי לעוות את החלוקה של אף אחד
היומן מסתנכרן, קישורי Zoom נוצרים, התזכורות יוצאות לבד
תיאום הפגישות מנהל את עצמו ביומיום: היומן האמיתי שלכם שולט בזמינות, כל הזמנה יכולה לשאת קישור Zoom, והמספרים — הזמנות, ביטולים ושיעור אי-הגעה — כבר על הלוח.
- סנכרון יומנים עם Google, Outlook ו-Apple — זמנים תפוסים חוסמים משבצות, ופגישות חדשות נכנסות ליומן
- פגישת Zoom נוצרת אוטומטית לכל הזמנה — הקישור מצורף לאישור, להזמנה ליומן ולתזכורות
- תזכורות מובנות לפני כל פגישה; אוטומציות מוסיפות תזכורות WhatsApp ומגיבות ליצירה, שינוי, ביטול ואי-הגעה
- מטמיעים את המתזמן באתר שלכם — או יוצרים הזמנות דרך ה-API
- מתג אחד חוסם שבתות וחגים מהזמינות
אירועים כמחזורים של מוצר
נותנים למוצר מחזורים משלו — הקוהורט של מרץ, סבב הסדנאות של הסתיו, מהדורת 2026 — לכל אחד תאריכים, מחיר ומספר מקומות משלו. משייכים אליהם אירועים, מכירות ועסקאות: קורס או מחזור הצטרפות מנוהלים עם אותן רשימות משתתפים, תזכורות, נוכחות וסנכרון Zoom כמו כל אירוע, מקובצים תחת המוצר שאליו הם שייכים.
- לכל מחזור יש תאריכים משלו, מחיר משלו ומספר מקומות — מחזור מלא מקבל תג "מלא", ואפשר גם להגדיר שהמוצר יחסום מכירה מעבר למקום האחרון
- נותנים למחזור מרצה, קטגוריה וצבע; מעיינים במחזורים קרובים, קודמים וטיוטות בעמוד האירועים
- אוטומציות אירועים יכולות למקד מוצר שלם — תהליך אחד של תזכורות ומעקבים מכסה כל מחזור עתידי, בלי חיווט לכל קבוצה בנפרד
- כל מחזור שומר על רשימת המשתתפים, רשימת ההמתנה והנוכחות שלו; ההיסטוריה של כל משתתף נשארת בכרטיס איש הקשר
- עמוד אחד לכל מוצר מחבר את הכול: מכירות, יחידות והכנסות, עסקאות פתוחות, מחזורים ואירועים — וכל דוח ניתן לפילוח לפי מחזור
מריצים את אותו האירוע שוב ושוב? שומרים אותו פעם אחת
אירוע שמור הוא הגדרה לשימוש חוזר — שם ולצידו תבנית של ברירות מחדל — שהאירועים שלכם מקושרים אליה, כך שסדנה, וובינר או שיעור שבועי חוזרים לא מתחילים יותר מטופס ריק.
- בונים תבנית לאירוע שמור: מוצר, קטגוריה, מרצה, אזור זמן, שפה, משך והגדרות היצירה האוטומטית ב-Zoom
- יוצרים אירוע חדש שמתחיל ממולא מהאירוע השמור בלחיצה אחת — השם, המשך והגדרות ה-Zoom עוברים ישירות
- שומרים אירוע שכבר התקיים כאירוע שמור, כדי להשתמש באותה הגדרה בפעם הבאה
- עמוד לכל אירוע שמור: האירועים החיים והקרובים שלו, נתוני נרשמים ונוכחות, ושיעורי אי-הגעה על כל מה שהתקיים תחתיו אי-פעם
- לשונית אירועים שמורים מרכזת כל הגדרה — עריכה, העברה לארכיון או מחיקה, עם תצוגה של כמה אירועים יאבדו את הקישור
- מסננים את רשימת האירועים לפי אירוע שמור, וממקדים אליו טריגר באוטומציה או את משתנה "האירוע הבא"
- סקירה ורשימת אירועים יחד, עם ברירות מחדל גם לכניסה לפני המארח ולהודעות Zoom
מוכנים לשדרג את התקשורת עם הלקוחות?
להתחיל לעבוד עם oToK — חיבור מספר WhatsApp לוקח דקות ספורות.
בלי כרטיס אשראי — אפשר להתחיל מיד